Questo software speciale Ed $ 69 milioni è diventato un disastro simile a HealthCare.gov di New York

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Chiunque abbia mai perso il lavoro a causa di un arresto improvviso del browser o di un riavvio non pianificato di Windows dovrebbe provare sentimenti per gli insegnanti di educazione speciale di New York City. Per molto tempo, ciò è accaduto loro costantemente mentre cercavano di completare i record utilizzando un software gigante e costoso acquistato per rendere quel tipo di registrazione più veloce e più accurata.

Gli educatori speciali servono circa uno su sette dei 1.038.727 studenti nelle scuole di New York City che hanno diritto a qualche forma di servizi extra, ma un software molto costoso sembra ostacolare i bambini che ricevono l'aiuto a cui la legge li autorizza. In questo modo, quel software è simile al implementazione 2013 di il sito web di Obamacare, HealthCare.gov . In entrambi i casi, appaltatori privati ​​hanno creato siti Web per aiutare le persone bisognose che sono diventati blocchi stradali per l'assistenza, mentre i costi si gonfiavano e le controversie si inasprivano. Una foto di un HealthCare.gov sopraffatto mentre una donna tenta di iscriversi alla copertura.KAREN BLEIER / Afp / Getty Images

La grande differenza: HealthCare.gov è stato aggiustato .

Il Dipartimento dell'Istruzione di New York (DOE) ha costruito il Sistema di istruzione speciale per studenti (SESIS) per tenere traccia dei piani individuali per ciascuno dei 141.553 studenti speciali. La costruzione di SESIS è costata decine di milioni di dollari. È costato anche decine di milioni in più in accordi di lavoro dopo che le scuole hanno rimborsato gli insegnanti per la tenuta dei registri al di fuori dell'orario di lavoro. Inoltre, può essere che sempre meno studenti servizi obbligatori dal passaggio al digitale.

Quindi l'avvocato pubblico Letitia James ha fatto causa al sistema scolastico per scoprirlo.

Di solito, quando sentiamo che c'è una causa, assumiamo che qualcuno stia cercando soldi o cambiamenti di politica. In questo caso, James cerca semplicemente un'udienza pubblica in tribunale per indagare su SESIS e sulla sua incapacità di riferire sugli studenti nell'educazione speciale. Sua petizione alla Corte Suprema dello Stato di New York vuole risposte a otto domande specifiche, concludendo: Un'indagine giudiziaria sommaria porterà alla luce importanti informazioni su come il Cancelliere Fariña e il DOE hanno rispettato i loro obblighi di fornire un'istruzione pubblica gratuita e adeguata ai bambini con disabilità.

$ 75,5 milioni persi in controversie di lavoro su un software da $ 69 milioni destinato a rendere il lavoro più efficiente

in agosto , Lynn Kotler, giudice della Corte Suprema di Manhattan, si è pronunciata a favore di James, ma la sua inchiesta è sospesa mentre il DOE fa appello. Il loro caso dovrebbe procedere all'inizio di quest'anno.

Ma l'abito di James è solo l'ultimo battibecco nel dramma in corso che circonda SESIS, che è entrato per la prima volta nella conversazione pubblica nel 2013. Ci sono state tre controversie molto pubbliche causate dalla piattaforma. Di seguito, mettiamo insieme queste tre critiche in un unico pezzo, riportate interamente da resoconti e documenti pubblicamente disponibili.

Da dove viene SESIS?

SESIS è nato in un pantano.

La legge federale richiede che l'istruzione pubblica fornisca istruzione a tutti, compresa la creazione di alloggi adeguati per gli studenti che ne hanno bisogno. Nel 1988, il Congresso ha permesso alle scuole di presentare alcune spese relative all'istruzione speciale a Medicaid. Ogni studente in educazione speciale ottiene quello che viene chiamato un PEI o piani educativi individualizzati . Gli insegnanti devono tenere traccia del lavoro o dei progressi verso il raggiungimento degli obiettivi su ogni IEP degli studenti. Alcuni servizi richiesti in un IEP sono fatturabili a Medicaid e una volta le scuole fatturavano molto ai federali.

Nel 2005, l'Ufficio dell'Ispettore Generale ha scoperto che i newyorkesi erano stati rimborsati per un miliardo di dollari di spese che avrebbero dovuto essere annullate in tutto lo stato. In un accordo del 2009, la città ha accettato di pagare 100 milioni di dollari a Washington. Quindi, ovviamente, la città aveva un forte incentivo ad andare avanti per documentare accuratamente tutte le spese relative a Medicaid in modo che potessero essere presentate in modo impeccabile a Medicaid.

Nel 2008, il DOE ha creato una richiesta di proposte per un sistema informatico per tenere traccia degli IEP, sostituendo il precedente sistema cartaceo. Ha contratto con Il più grande, Inc. per costruirlo. Come riportato dall'ex controllore John C. Liu in un audit del 2013 , il contratto iniziale prevedeva una spesa di 55 milioni di dollari in cinque anni, ma il totale era salito ad almeno 67 milioni di dollari prima della scadenza del contratto.

L'Indipendent Budget Office (IBO) ha successivamente fissato il costo per costruire SESIS a 69 milioni di dollari. Aggiungendo il budget di manutenzione in corso, il software SESIS costa $ 121,1 milioni fino al 2015 (esclusi i pagamenti per un accordo di lavoro, descritto di seguito).

Perché gli insegnanti dicono che SESIS ha reso l'insegnamento più difficile?

Invece di risparmiare tempo agli insegnanti, il software lo ha sprecato.

Ha rubato sia il tempo didattico che personale degli educatori speciali. Ancora oggi, il pessimo design dell'esperienza utente del software salta fuori anche senza accedere. Dai un'occhiata allo screenshot a destra dalla pagina di accesso di SESIS.

Innanzitutto, non è mai un buon segno quando il software cloud deve includere in modo visibile un numero di telefono per il supporto di accesso nell'intestazione. Se solo l'apertura del sistema è così difficile per gli utenti, potrebbe essere il momento per i progettisti del sito di fare un passo indietro.

Avanti: se gli utenti non devono modificare l'ID del distretto scolastico, perché mostrare anche quel campo? E perché precompilare il campo USER ID con quel testo CENTRALE che sembra un programmatore?

Come questo video introduttivo sulla navigazione nel sistema spiega, gli insegnanti hanno lo scopo di inserire il proprio ID utente dopo la barra rovesciata, in contrasto con il modo in cui funzionano tutti gli altri accessi su Internet. Ma la parodia fondamentale sta nel modo in cui SESIS salva (o no) il lavoro degli insegnanti.

Il narratore del video avverte che dovresti sempre uscire dal sistema utilizzando il logout per assicurarti che il tuo lavoro venga salvato. SESIS ti disconnetterà automaticamente dal sistema dopo 40 minuti di inattività, ma non salverà il tuo lavoro.

Quindi, se il sistema avvia un logout, elimina il lavoro dell'utente. Sembra una ricetta per il disastro?

Secondo l'audit di Liu lo era. Documenta più utenti SESIS che affermano di aver perso il lavoro in diversi modi, sia a causa di disconnessioni premature, problemi tecnici o mancato caricamento di materiali esterni, costringendoli a ricominciare da capo.

Inoltre, un rapporto del 2016 dello stesso DOE ammette che non esiste un collegamento diretto tra SESIS, in cui è archiviato l'IEP di uno studente, e lo Student Tracking And Registration System (STARS), in cui vengono inserite e archiviate le informazioni sul corso di uno studente. Chi avrebbe potuto immaginare che l'interoperabilità potesse essere utile? Torneremo su questo punto, ma vale la pena menzionarlo qui per illustrare la scarsa pianificazione e progettazione della piattaforma.

SESIS è stato così ingombrante che, nel maggio 2013 , un arbitro ha assegnato agli insegnanti che hanno lavorato con SESIS 38 milioni di dollari per compensare gli straordinari non retribuiti sostenuti dagli insegnanti che lottano con la piattaforma al di fuori dell'orario di lavoro. Convenientemente, poiché SESIS tiene traccia di quando gli utenti effettuano l'accesso, è facile vedere quando gli insegnanti lo utilizzano al di fuori dell'orario scolastico. A dicembre, l'arbitro lo ha giudicato altri $ 4,5 milioni per gli stessi problemi nello stesso periodo di tempo. Infine, il mese scorso, educatori speciali ha vinto gli ultimi 33 milioni di dollari per il lavoro svolto su SESIS al di fuori dell'orario scolastico dal precedente ciclo di arbitrato. Si tratta di un totale di $ 75,5 milioni persi in controversie di lavoro su un software da $ 69 milioni destinato a rendere il lavoro più efficiente.

Ciascuno degli account collegati proviene dalla United Federation of Teachers, che ha rappresentato gli insegnanti attraverso l'arbitrato, ma gran parte di esso è corroborato da documenti del controllore, dell'IBO e degli uffici degli avvocati pubblici. L'avvocato pubblico di New York Letitia James.Andrew Burton/Getty Images

In che modo SESIS ha ridotto il budget per l'istruzione?

Sebbene SESIS sia nato da un sistema in cui si è scoperto che le scuole fatturano troppo al governo federale, da quando è stato lanciato, il DOE ha fatturato troppo poco.

Nell'agosto 2014, l'ufficio del controllore Scott Stringer ha pubblicato una policy brief che ha stimato che il DOE ha perso circa 356 milioni di dollari federali di Medicaid per i servizi ai bambini con bisogni speciali. Stringer è arrivato a questa cifra confrontando quanto DOE ha preventivato ogni anno in rimborsi Medicaid e quanto ha effettivamente recuperato.

Per gli anni dal 2012 al 2014, ha stanziato $ 117, $ 167 e $ 117 milioni in rimborsi Medicaid. Ci sono voluti rispettivamente $ 37,4, $ 5,6 e $ 2,2 milioni.

Lo scorso marzo, IBO lo ha fatto una nuova analisi aumentando il deficit di Medicaid preventivato a $ 373 milioni.

Il che solleva la domanda più importante. La causa dell'avvocato pubblico cerca risposte su SESIS da Carmen Farina, Cancelliere del Dipartimento dell'Istruzione di New York City.Andrew Burton/Getty Images

Gli studenti con bisogni speciali ricevono servizi per i quali Medicaid non sta pagando o semplicemente non ricevono servizi?

Aneddoticamente, gli studenti non ricevono servizi o non li ottengono rapidamente come dovrebbero. Obiettivamente, SESIS rende difficile o impossibile sapere quanto bene il sistema scolastico serva gli studenti in educazione speciale in generale, come l'IBO ha sottolineato .

A marzo 2015, il sindaco ha firmato in legge legislazione che richiedeva una relazione annuale sulla valutazione degli studenti per i servizi di istruzione speciale e l'erogazione di tali servizi durante il periodo accademico precedente. Quando il disegno di legge è passato in commissione, Chalkbeat ha riferito:

I rapporti, che includerebbero dati a livello di città e distretto, mostrerebbero quanto tempo gli studenti aspettano di essere valutati, e quindi di ricevere, servizi di istruzione speciale; la percentuale di studenti in piena e parziale adesione ai propri piani formativi individualizzati; e una ripartizione di tali statistiche per razza, sesso, stato di studente di lingua inglese, grado e stato del pranzo gratuito o a prezzo ridotto degli studenti.

Nel suo primo rapporto al consiglio nel 2016, il DOE si lamentava che a causa delle inefficienze del proprio sistema, la produzione di un tale rapporto richiedeva processi manuali, laboriosi e dispendiosi in termini di tempo. Nell'ammetterlo, il DOE ha sollevato il caso di James contro il sistema scolastico.

La sua petizione cita un sondaggio sui genitori di studenti di educazione speciale. Ha rilevato che il 28 percento ha affermato che i propri figli non avevano iniziato a ricevere servizi sei settimane dopo l'inizio dell'anno scolastico e che un altro 31 percento ha riferito che i propri figli non ricevevano tutti i servizi prescritti nei loro PEI.

In parole povere, i servizi richiesti dall'IEP sono il fondamento da cui dipende la progressione dello sviluppo e dell'istruzione di un bambino, ha scritto James alla corte. Quando i bambini rinunciano ai servizi obbligatori per l'IEP, viene loro negata l'istruzione pubblica gratuita e appropriata a cui hanno diritto e possono subire gravi conseguenze, inclusi ritardi nello sviluppo e battute d'arresto educative.

La causa rientra in una sezione poco utilizzata della Carta della città, che autorizza l'avvocato pubblico, tra gli altri, a cercare un'indagine sommaria in questioni di interesse pubblico riguardanti funzionari e agenzie. In tale inchiesta, i testimoni possono essere convocati mediante citazione in giudizio a comparire davanti al tribunale e possono essere giudicati colpevoli di falsa testimonianza se presentano falsa testimonianza. La testimonianza e le scoperte diventano quindi una questione di registrazione pubblica scritta.

Finora, il DOE sembra resistere a una maggiore trasparenza intorno a SESIS. Ad esempio, si è opposto all'audit di Liu. Oggi fa appello alla petizione dell'avvocato d'ufficio per un'inchiesta davanti al tribunale. Secondo il New York Law Journal :

Gli avvocati della città hanno sostenuto che la disposizione [l'inchiesta sommaria della Carta]—originariamente adottata nel 1873 nell'ambito delle riforme provocate dallo scandalo della corruzione politica Boss Tweed e modificata nel 1936—non poteva essere invocata per l'inchiesta di James perché James sostiene che il sistema SESIS è inefficace, corrotto.

Quando questa è la difesa di un'agenzia, è tempo che tutti si siedano, aprano i loro cuori e facciano una bella chiacchierata.