Come la maggior parte delle persone, le mie giornate sono piene di compiti urgenti, ma spesso banali.Unsplash Quando Bonnie Ware, un'infermiera di cure palliative che si prende cura dei pazienti terminali nelle ultime settimane della loro vita, ha chiesto quali fossero i più grandi rimpianti delle persone, sono emerse 5 risposte più e più volte:
- Vorrei aver avuto il coraggio di vivere una vita fedele a me stessa, non la vita che gli altri si aspettavano da me
- Vorrei non aver lavorato così duramente
- Vorrei aver avuto il coraggio di esprimere i miei sentimenti
- Vorrei essere rimasto in contatto con i miei amici
- Vorrei essermi permesso di essere più felice
Penso molto a questa lista mentre lavoro.
Come la maggior parte delle persone, le mie giornate sono piene di compiti urgenti, ma spesso banali. E-mail. Incontri. Incastri. Chiamate.
È come pagare una carta di credito ad alto interesse. Sto lavorando fino all'osso ma a malapena intacca il principio . Quando ripenso a ciò che ho realizzato di significativo in una particolare settimana a volte non mi viene in mente nemmeno una cosa. Com'è che questo accade?
In un discorso a Stanford, Phil Libin, CEO di Evernote, ha affrontato esattamente questo problema, discutendo su come distinguere tra ciò che è urgente e ciò che è importante nella tua vita:
Compiti urgenti sono compiti che devono essere affrontati immediatamente.
Queste sono cose come telefonate, attività con scadenze imminenti e situazioni in cui devi rispondere rapidamente. Rispondere a un'e-mail, quando è necessario, di solito è un compito urgente.
Compiti importanti sono compiti che contribuiscono a missioni e obiettivi a lungo termine.
Queste sono cose come il libro che vuoi scrivere, la presentazione che vorresti fare per una promozione e l'azienda che intendi avviare.
Il problema è che i compiti importanti di solito vengono superati dai compiti urgenti. Quindi, se hai un tempo limitato nella tua giornata, come puoi assicurarti di dedicare del tempo a compiti importanti?
Usare una matrice decisionale per decidere cosa è importante
Un modo per capire cosa è più importante è usare il Matrice decisionale di Eisenhower : 
Ogni volta che lo fai, stai facendo quel compromesso tra importante e urgente.Jamesclear.com/Crew.co
Sviluppato da Dwight Eisenhower, un generale a cinque stelle dell'esercito degli Stati Uniti, comandante supremo delle forze alleate in Europa durante la seconda guerra mondiale, presidente della Columbia University e presidente degli Stati Uniti per due mandati, questa semplice scatola divide i compiti in semplici categorie:
Nell'angolo in alto a sinistra ( Importante e urgente ), potresti mettere cose come crisi, scadenze e problemi.
L'angolo in alto a destra ( Importante e non urgente ) potrebbe consistere in cose come relazioni, pianificazione di progetti a lungo termine e attività ricreative.
L'angolo in basso a sinistra ( Non importante e urgente ) potrebbe consistere in interruzioni, riunioni e attività.
L'angolo in basso a destra ( Non importante e non urgente ) potrebbe consistere in perditempo, attività piacevoli e altri compiti banali.
È abbastanza facile eliminare le cose non importanti, non urgenti. È un gioco da ragazzi. Vuoi passare il minor tempo possibile lì.
Le cose importanti e urgenti sono ovviamente anche le prime cose che dovresti affrontare.
Ma che dire della priorità tra gli altri due quadranti? È lì che le cose si fanno difficili.
La maggior parte delle persone si limita a svolgere prima le attività urgenti: il problema è che se svolgi sempre attività urgenti, non sei in grado di svolgere attività importanti .
I compiti urgenti si presentano sempre. E ci saranno sempre compiti più urgenti di quanto tu abbia il tempo di svolgere, non importa quanto ci provi.
Ti sei mai trovato a dire, [X] è davvero importante, ma non ho tempo per questo in questo momento?
Ogni volta che lo fai, stai facendo quel compromesso tra importante e urgente. Lao Tzu dice: Il tempo è una cosa creata. Dire 'non ho tempo' è come dire 'non voglio'.
O come diceva Picasso, Rimanda a domani solo ciò che sei disposto a morire dopo aver lasciato incompiuto.
Come rendere urgenti compiti importanti
Il modo più semplice per assicurarsi che un compito importante sia urgente è quello di dargli una scadenza .
Le scadenze sono in realtà ciò che rende urgenti le attività urgenti: il fatto che devi affrontarle immediatamente. Anche la mancanza di scadenze è spesso ciò che rende i compiti importanti così poco importanti. Di solito sono il tipo di cosa a cui puoi arrivare alla fine.
Ad esempio, devi pagare l'affitto entro la fine del mese. Questa è una scadenza. Con l'avvicinarsi di tale scadenza, il compito diventa sempre più urgente.
D'altra parte, il tuo obiettivo di rimetterti in forma è importante, ma non è affatto urgente. Fai avere arrivare in palestra entro la fine del mese? Probabilmente no.
Quindi la prima cosa che devi fare se vuoi assicurarti che le attività importanti vengano svolte è fissare delle scadenze. Un'attività importante è quasi sempre un enorme insieme di attività (spesso sono più simili a progetti) e per poter impostare una scadenza devi prima suddividerla in attività più piccole e impostare le scadenze per quelle.
Il mio approccio preferito a questo viene da Finire di fare le cose , in cui David Allen chiede:
Qual è la prossima azione fisica che devi compiere per fare progressi in questo compito?
Questa è la cosa per cui devi fissare una scadenza.
Ora è qui che entra in gioco la parte cruciale, perché non basta fissare una scadenza.
Perché hai bisogno di scadenze serie?
La seconda qualità dei compiti urgenti che li rende urgenti è che le loro scadenze non sono negoziabili.
Se non rispetti la scadenza ci sono gravi ripercussioni.
È ovvio perché questo è il caso di qualcosa come non pagare l'affitto. Prima il tuo padrone di casa ti chiamerà e ti sgriderà. Se sei sensibile alla pressione sociale, questo sarà probabilmente sufficiente per farti pagare l'affitto in tempo. Altrimenti, alla fine sarai portato in tribunale e sfrattato, il che è abbastanza grave per la maggior parte delle persone.
Il problema con la semplice impostazione di scadenze per compiti importanti è che non diventano automaticamente seri. Se dico che devo andare in palestra prima della fine della settimana, non ci sono praticamente ripercussioni per non aver rispettato quella scadenza.
Quindi, come rendere più significative le scadenze? Ecco alcuni modi:
1. Rendilo pubblico
Un modo per rendere più seria una scadenza è dichiararla pubblicamente. Quando sei pubblicamente responsabile di una scadenza, non puoi ingannare solo te stesso. Il rovescio della medaglia di questa moneta è che se imposti una data pubblicamente, è meglio che tu possa effettivamente colpirla. Non c'è niente come lo stress di dover rispettare una scadenza che hai fissato in modo troppo aggressivo per te stesso.
2. Crea ricompense e punizioni
Un altro modo per rendere più seria una scadenza è stabilire una ricompensa per averla rispettata o una punizione per la mancata osservanza. Metti in atto questa serie di ricompense e punizioni in anticipo e assicurati di non essere la persona responsabile dell'effettiva esecuzione. Ad esempio, firma un assegno di $ 2000 a un'organizzazione politica che odi, dallo a un tuo amico e digli di inviarlo se non riesci a rispettare la scadenza.
3. Responsabilizzare gli altri
Quando si tratta di ritenere gli altri (come i membri del tuo team) responsabili delle scadenze, è importante far capire alle persone quanto le scadenze siano importanti per te. Non puoi tollerare scadenze mancate. E questo significa effettivamente fare il check-in e avere conversazioni scomode quando le scadenze vengono perse. Se non lo fai, le persone penseranno comprensibilmente che le scadenze non sono così importanti per te e inizieranno a essere respinte o mancate sempre più spesso.
4. Imposta promemoria costanti per te stesso
È molto facile ignorare una scadenza a meno che tu non abbia un promemoria costante. Le attività urgenti spesso hanno promemoria integrati, come il tuo amico o il tuo coniuge che continua a infastidirti per fare qualcosa. Per le attività importanti, devi impostare tu stesso quei promemoria. Metti gli sticky sulla scrivania. Imposta eventi del calendario o timer. Metti un segno vicino allo specchio del tuo bagno. Fai tutto ciò che devi fare.
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Ti sembra molto lavoro? Beh, potrebbe essere all'inizio. Ma col tempo diventa più facile e scoprirai che ti sentirai molto meno stressato.
Avrai sempre abbastanza compiti urgenti da occupare un intero giorno, settimana, anno o anche tutta la vita. Ma quello su cui dovresti davvero spendere la maggior parte delle tue energie è realizzare cose importanti, per non ritrovarti con una lista di rimpianti di cose che non hai mai trovato il tempo di fare.
Jory MacKay è un editore @CrewLabs , dove questo post originariamente apparso . Vuoi imparare a diventare la versione migliore di te? Clicca qui per unirti alle migliaia di creatori e imprenditori che ricevono la nostra e-mail settimanale su come aumentare la tua creatività e produttività.
