Sgradevoli: non iniziare un'e-mail con 'Spero che ti trovi bene'

Molte persone che non conosco iniziano le e-mail con il saluto grata, spero che tu stia bene, la mia solita risposta: Sì ... non ti conosco e sto abbastanza bene da cancellare la tua e-mail senza leggere oltre.

E, visti i risultati di un sondaggio informale, molte persone la pensano allo stesso modo.

Catharine Hamm, redattrice di viaggi per il Los Angeles Times , che riceve innumerevoli proposte da potenziali collaboratori e agenti di pubbliche relazioni, teme anche di ricevere e-mail Spero che tu stia bene. È per grazia di Dio che sto bene, ma se non lo fossi? lei chiese. Sono sicuro che sarei altrettanto arrabbiato... A queste persone dico questo: costruire una relazione significa aiutarmi a fare il mio lavoro, non chiedermi come sto. Significa capire il mio mercato, non cercare di capire la mia psiche. Significa identificare e rispondere alle mie esigenze giornalistiche, non aiutarmi a trovare il mio centro personale.

Barbara Teszler, CEO di Teszler PR a Santa Monica, California, affermaaprendo con Spero che questa email ti trovi beneèqui con una chiamata fredda che inizia Non riagganciare o spedire informazioni importanti contrassegnate in rosso sulla busta (l'informazione importanteèche sei stato pre-approvato per un credito carta con una società di cui non te ne potrebbe fregare di meno). Le persone scelgono 'Spero che tu stia bene' per stabilire una connessione personale: sembra che tu abbia già incontrato questa persona e ignorare o rifiutare qualcuno che hai incontrato di persona è più scortese che ignorare un estraneo te non ho mai incontrato, quindi la tua email in teoria è più probabile che venga letta in questo modo, ma mi sembra artificiosa e non sincera.

Mike Plugh, professore associato di comunicazione al Manhattan College, ritiene che questi saluti abbiano più a che fare con l'interpretazione del destinatario che con il mittente. Se qualcuno scrive 'Spero che tu abbia trascorso una settimana fantastica' o 'Spero che questo ti trovi bene', c'è la possibilità che tu abbia avuto una settimana terribile o che tu sia tutt'altro che 'bene', ma il riconoscimento del nostro reciproco l'umanità è il vero messaggio, piuttosto che ogni speranza concreta, dice Plugh. Il motivo per cui questi convenevoli amichevoli possono sembrare non sinceri è perché ci fissano da uno schermo bianco, che è intrinsecamente impersonale.

Iscriviti alla newsletter quotidiana di Braganca Un server di posta elettronica mostra avvisi per spam o e-mail indesiderate.Foto: Ian Waldie/Getty Images

Secondo McClain Watson, direttore dei programmi di comunicazione aziendale presso la Naveen Jindal School of Management di UT Dallas, le persone hanno bisogno di rilassarsi. Se la frase 'Spero che tu stia bene' in un'e-mail suscita in te una risposta emotiva, quella frase ha fatto il suo lavoro, afferma Watson. Il tono della maggior parte della nostra e-mail quotidiana è procedurale, transazionale e sembra che sia stato scritto da zombie per zombie. Una sfida per quelli di noi, come me, che vogliono scrivere un'e-mail per gli umani con un cuore pulsante è trovare un modo per stabilire una connessione simpatica con il lettore in modo che la nostra e-mail venga letta con una voce umana. 'Spero che tu stia bene' potrebbe non essere il modo migliore per raggiungere questo obiettivo, ma fa un lavoro decente per la maggior parte del tempo.

L'esperta di etichetta Brooke Straiton consiglia di scrivere le email al contrario. La tua prima frase dovrebbe riassumere le tue esigenze o l'intento dell'e-mail, dice. Ciò consente a qualcuno di sapere fin dall'inizio se si tratta di un'e-mail che deve essere indirizzata con urgenza, archiviata come informativa o qualunque sia l'azione appropriata. Se vuoi aggiungere 'finiture', lasciale per la fine.

Jill Tipograph, co-fondatrice di Carriere nella fase iniziale , una società di consulenza che aiuta i giovani a trovare stage o primi lavori, ammette che è difficile entrare subito nel mondo degli affari, quindi è importante capire l'approccio giusto. La tua personalità e la tua genuinità devono essere stabilite. Devi trovare qualcosa di comodo e accettabile in termini di approccio. Non è una taglia unica, dice. Ogni situazione è diversa. L'approccio dovrebbe riflettere la statura e/o l'immagine che puoi trovare online.

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Pitch Perfect: modi efficaci per avviare un'e-mail

The Braganca ha chiesto a Jill Tipograph di offrire suggerimenti per migliorare le email:

Spero che questa e-mail ti trovi bene dovrebbe essere riservata per una telefonata o un'e-mail di follow-up per una presentazione personale. Se non conosci ancora la persona, è meglio usare un approccio diverso.

La genuinità deve essere reale, o non seguire quella strada. Sii professionale, non casuale. Pensa all'acquisto di una carta: manderesti una carta troppo zelante o eccessivamente sincera a qualcuno che non conosci?

Peccare sul lato conservatore nell'approccio. Inizia un'e-mail con Dear Mr./Ms./Dr.; passare ai nomi personali solo quando è stata stabilita una relazione o un rapporto. Ciao o Ehi è troppo casuale. Usa nomi propri: se il loro nome è Robert, non fare riferimento a loro come Bob in un'e-mail iniziale.

Menziona il referrer (se hai il suo permesso): inizia sempre con il nome di quella persona nell'oggetto e nella prima riga. Questa è la tua risorsa. Caro (vuoto): sono stato indirizzato da (vuoto), che pensava che saresti stato una persona a cui rivolgerti (vuoto).

Avvicinati alle persone usando il loro gergo industriale: le persone nei campi creativi parlano in un modo, mentre quelle in banca in un altro. Ma in ogni caso, è saggio non essere estremi. Settori diversi hanno standard diversi.

Usa una riga dell'oggetto dell'e-mail killer: le persone non si preoccuperanno di leggere l'e-mail effettiva se l'oggetto non risuona. Assicurati che sia pertinente, conciso e dia a qualcuno un motivo per aprire. Tanto va allo spam in questi giorni, quindi inserire un interesse comune, alma mater o persona che ti ha consigliato è importante e prezioso.

Invia un'e-mail di follow-up: le prime e-mail spesso non vengono lette. Differenzialo: spero che tu stia passando una settimana fantastica e volevo dare seguito alla mia e-mail la scorsa settimana.

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Evita gli emoji in quanto possono creare una prima impressione sbagliata.

Non menzionare qualcuno senza il suo permesso.

Non assegnare alla persona un soprannome. Storia: un neolaureato si è avvicinato a Jill online e gli ha detto: Ehi Jilly. Nessuno mi ha chiamato Jilly da quando ero bambina, con solo mio marito da molti anni che mi chiamava affettuosamente di tanto in tanto, ha detto. Ero molto scoraggiato.

Tripla prova: è imbarazzante vedere errori di ortografia e uso scorretto della grammatica, in particolare il nome o l'azienda sbagliati di una persona (pensa alle domande del college, ad esempio il nome sbagliato del college in un tema).

Non richiedere una consulenza gratuita o un lavoro senza offrire qualcosa di valore in cambio. Questo è eccessivamente assertivo e un turn-off.